Once módulos sobre un mismo núcleo.
Almacenes y abastecimiento viene con toda instalación; los otros diez se activan por licencia. Comparten proveedores, centros de costo, cadena de aprobación y plan de cuentas, y sumar uno después no exige reinstalar nada.
Almacenes y abastecimiento
Incluido en toda instalación
Stock por agencia, reposición y la puerta de la agencia.
La base que toda instalación trae. Cada agencia tiene su stock con lote y serie, el sistema arma su pedido según lo que consume y la central lo valida y despacha. Desde la misma pantalla, la agencia pide material, reporta una avería o envía una valija.
- Reposición periódica calculada por el consumo de cada agencia
- Pedidos urgentes, compra local y cola central de despacho
- Lote y número de serie, con lector en recepción e inventario
- Aviso de consumo fuera de patrón antes de reponer
- Solicitud de material de cualquier empleado contra el stock de su agencia
- Solicitudes internas: averías, mantenimiento y tecnología, con su área responsable
- Agencias abastecidas
- 86
- Ítems bajo el mínimo
- 23
- Consumos fuera de patrón
- 4
Compras y cuentas por pagar
De la requisición al pago, con firma y verificación.
Todo el ciclo en un solo expediente: la requisición se cotiza, las ofertas se evalúan con criterios y pesos, la adjudicación se firma y la orden compromete presupuesto. La factura se lee desde su QR o XML, se concilia contra la orden y la recepción, y entra a un lote de pago con doble firma.
- Cotización con invitaciones y pliego por correo, y rondas de oferta
- Evaluación técnica a ciegas de precios y cuadro comparativo
- Adjudicación firmada según el organigrama, con acta en PDF
- Código de verificación impreso en la orden y en el acta
- Factura leída desde su QR o XML, sin conexión externa
- Conciliación de tres vías y bloqueo de facturas duplicadas
- Órdenes abiertas
- 148
- Ahorro negociado Q3
- Bs 212.400
- Facturas por pagar
- 63
Conciliación bancaria
El extracto contra los pagos, línea por línea.
Se importa el extracto del banco y el sistema propone, para cada línea, el pago que le corresponde por monto y fecha. Una persona confirma el cruce; lo que queda sin pareja se ve en una sola lista, y cada reapertura queda registrada.
- Importación del extracto bancario
- Sugerencia de cruce por monto y fecha cercana
- Confirmación humana de cada cruce
- Partidas pendientes a la vista
- Reaperturas con autor y motivo
- Líneas del extracto
- 1.284
- Cruzadas
- 98 %
- Pendientes
- 26
Contabilidad y presupuesto
Asientos desde cada documento, presupuesto que frena a tiempo.
Cada factura, pago, depreciación y devengo genera su asiento con las reglas de la institución. El presupuesto se controla antes de gastar: la requisición y la orden comprometen, y el sistema avisa o bloquea al superar la partida. La caja chica de cada agencia vive en el mismo libro.
- Plan de cuentas jerárquico, con importación del plan de su regulador
- Asientos automáticos con el documento de origen a un clic
- Libro diario, mayor y balance de comprobación
- Cierre de período protegido
- Categorías de gasto por rubro, subrubro y detalle
- Gasto por agencia y por centro de costo, que cuadra con el mayor
- Asientos del mes
- 2.417
- Generados automáticamente
- 96 %
- Ejecución presupuestaria
- 71 %
Activos fijos y patrimonio
Del alta a la baja, y todo lo que el edificio exige.
El activo nace de la factura que lo pagó, se deprecia por categoría, viaja entre agencias con historial y se da de baja o se vende con su asiento. Alrededor, el patrimonio completo: inmuebles, vehículos y bienes en uso, documentos que vencen y equipos de seguridad con su mantenimiento.
- Alta desde la línea de la factura, con obra en curso y capitalización
- Depreciación por categoría, revalorización y traslados con historial
- Mantenimiento y reparación con reclamo de garantía
- Venta con su factura, baja e inventario físico
- Inmuebles propios, alquilados o en comodato, y expediente de venta
- Bienes en uso: vehículos con conductor, uniformes, teléfonos y su reposición
- Activos en uso
- 3.912
- Depreciación del mes
- Bs 184.200
- Documentos por vencer
- 17
Contratos, seguros y licencias
Alquileres, servicios, pólizas y software con sus vencimientos.
Cada contrato conoce sus cuotas, su devengo y su renovación, y cada período se cierra con su conformidad. Los consumos variables —luz, agua, telecomunicaciones— se reparten por agencia. Las pólizas de seguro y las licencias de software viven en el mismo lugar, con sus coberturas y sus derechos.
- Cuotas programadas y devengo mensual
- Conformidad del servicio en cada período
- Consumo variable repartido por agencia
- Contrato firmado y anexos adjuntos
- Pólizas con coberturas, endosos y siniestros
- Cobertura comparada contra el valor en libros
- Contratos vigentes
- 221
- Vencen en 90 días
- 14
- Pólizas vigentes
- 38
Viáticos
Solicitud, anticipo, rendición y saldo.
El empleado solicita, recibe su anticipo desde una cuenta de la institución, rinde con comprobantes y el sistema calcula el saldo. Las escalas por cargo y destino y las políticas se aplican solas.
- Escalas de viático por cargo y destino
- Políticas aplicadas en la solicitud
- Anticipo pagado desde la cuenta que corresponde
- Rendición con comprobante adjunto
- Saldo a favor o en contra calculado
- Versión para las reglas de Perú
- Rendiciones abiertas
- 38
- Anticipos vigentes
- Bs 47.300
- Tiempo medio de rendición
- 3,1 días
Proyectos y obras
Presupuesto, avance y capitalización de cada obra.
Una agencia nueva o una remodelación tiene su presupuesto, su contratista y su avance físico. Las valorizaciones se aprueban contra lo construido, la curva S muestra si va a tiempo y, al terminar, la obra pasa al activo fijo.
- Presupuesto propio por proyecto
- Obra civil con contratista
- Avance físico y valorizaciones
- Curva S de avance
- Capitalización al activo fijo
- Proyectos en curso
- 6
- Avance medio
- 58 %
- Por capitalizar
- Bs 1.920.000
Bóveda de valorados
Chequeras, tarjetas y formularios, contados cada día.
Cada agencia hace el corte diario de su bóveda: chequeras, tarjetas y formularios valorados. Una diferencia no se cierra sin motivo y segunda firma. La central ve el país entero, el histórico y la reposición mensual que el sistema propone.
- Corte diario por agencia
- Diferencias cerradas con motivo y segunda firma
- Panel nacional e histórico
- Reposición mensual propuesta por el sistema
- Cortes de hoy
- 84 / 86
- Diferencias abiertas
- 1
- Valorados en bóveda
- 41.250
Paneles y reportes
Lo que la gerencia pregunta, ya respondido.
Un panel ejecutivo y uno por área —stock, compras, finanzas, activos, proyectos— leen los mismos datos que los documentos, así que las cifras coinciden con contabilidad. Los reportes que se piden cada mes llegan solos por correo.
- Panel ejecutivo de la institución
- Paneles por área
- Análisis de gasto por rubro, concentración y gasto fuera de contrato
- Reportes programados por correo
- Extractos pesados preparados en segundo plano
- Agencias comparadas
- 86
- Gasto fuera de contrato
- 7 %
- Reportes programados
- 23
Keia, asistente con IA
La IA que conoce el sistema, dentro de su institución.
Keia responde en castellano cómo se usa el sistema, cómo va el presupuesto, de dónde salió una orden o qué dice una póliza, y cita la fuente. Prepara cargas para que el usuario las revise. Corre en los servidores de la institución y respeta los permisos de cada usuario.
- Responde con el manual y cita la sección
- Consulta cifras con los permisos del usuario
- Sigue la cadena de un documento
- Lee pólizas, contratos y pliegos y cita archivo y página
- Prepara cargas para revisar y confirmar
- Cada consulta queda en una bitácora de auditoría
- Datos fuera de la institución
- 0
- Respuestas con fuente
- 100 %
- Acciones sin confirmar
- 0
¿Un proceso que no aparece acá? Cuéntenos cómo lo hacen hoy.
Hablar con el equipoVéalo con los datos de su empresa.
En la demo cargamos sus centros de costo, sus proveedores y un mes real de gasto. Sale de la reunión sabiendo qué cambiaría.